Planowanie wykorzystania personelu w Excelu

Planowanie wykorzystania personelu w Excelu, dzięki zastosowaniu narzędzi bazodanowych oraz autofiltrowania jest w zasięgu każdej osoby zajmującej się sprawami kadrowymi swojej firmy.

Arkusz kalkulacyjny Excel jest chyba najpopularniejszym narzędziem ze swojego rodzaju na całym świecie i to już od wielu lat. Kolejne wersje posiadały coraz więcej funkcji i oferowały coraz bardziej zaawansowane opcje edycyjne. Ta integralna część pakietu Microsoft Office może początkowo sprawiać wrażenie aplikacji trudnej, nieprzejrzystej i skomplikowanej w użyciu. Jednak już po niezbyt długim czasie użytkowania i zaznajomieniu się przez użytkownika z interfejsem i podstawowymi funkcjami znacznie ułatwia rozwiązywanie licznych problemów w pracy czy w domu. Planowanie wykorzystania personelu w Excelu jest doskonałym przykładem zastosowania programu do celów biurowych.

Excel jako baza personelu

Mimo, że Excel jest dedykowany jako arkusz kalkulacyjny, to równie doskonale sprawdza się jako baza danych, na przykład kartoteka osobowa naszych pracowników i może być wykorzystany do planowania wykorzystania personelu. Aby utworzyć taką bazę musimy uruchomić program Excel i wykorzystać nowy skoroszyt. Na jednym z czystych arkuszy utworzymy bazę danych, co umożliwi nam planowanie wykorzystania personelu w Excelu. W tym celu kilkamy kolejne komórki znajdujące się w pierwszym wersie nowego arkusza i nazywamy je odpowiednio: "Imię", "Nazwisko", "Funkcja", "Pensja". Możemy dodać również i inne parametry, które będą odpowiadały specyficznym potrzebom naszej firmy, na przykład: "Wykształcenie" czy "Staż pracy". Teraz w komórkach znajdujących się pod odpowiednimi tytułami kolumn uzupełniamy właściwie kolejne pola o naszych pracownikach. W przypadku posiadania liczniejszej kadry, kilkunasto lub kilkudziesięcioosobowej warto skorzystać z opcji autofiltrowania. Ta bardzo przydatna funkcja Excela dostępna jest z menu "Dane" na pasku szybkiego dostępu.

Korzystanie z opcji autofiltrowania w Excelu

Aby skorzystać z autofiltra zaznaczamy pierwszy wers naszej bazy, ten zawierający tytułu kolumn, jak "Nazwisko" czy "Funkcja", następnie wybieramy "Dane", "Filtr" i zaznaczamy opcję "Autofiltr". Po tej operacji przy tytule każdej kolumny pojawi się symbol trójkąta, umożliwiający rozwinięcie szczegółowych opcji filtrowania. Pozwala nam to na przykład, na posortowanie alfabetyczne pracowników, wybór kadry o dochodach powyżej, lub poniżej jakiegoś progu czy o określonym stażu pracy. Aby skorzystać z tych opcji klikamy jeden z symboli trójkąta widoczny po prawej stronie tytułu kolumny. Naszym oczom ukaże się lista zawierająca wszystkie nazwiska, jeśli zastosowaliśmy autofiltr do tej kolumny lub wysokości zarobków jeśli autofiltrowaliśmy pensje oraz następujące opcje: (wszystkie), (10 pierwszych), a także (inne ..). Nas interesuje ta ostatnia opcja. Aby wybrać pracowników o dochodach między 1500 a 2500 złotych brutto. Musimy w pierwszym polu wyboru zaznaczyć opcje "jest większe lub równe", a w polu tekstowym wpisać 1500, w drugim zaś oknie wyboru - "jest mniejsze lub równe" i w polu tekstowym wprowadzić wartość "2500". Planowanie wykorzystania personelu w Excelu jest początkowo dość trudne, jednak z czasem pozwala na zaoszczędzenie dużej ilości czasu, którą poświęcilibyśmy na sprawy kadrowe naszej firmy.