Telefonowanie w miejscu pracy - przepisy prawne

Pracodawca we własnym zakresie ustala wewnętrzny regulamin telefonowania w miejscu pracy, dbając aby nie kolidował z ogólnymi przepisami kodeksu pracy.

By pracownicy mogli wykonywać swoja pracę, ich pracodawca zapewnia im niezbędny sprzęt. Jednym z podstawowym sprzętów niezbędnych w większości zawodów jest telefon. Do pracodawcy należy w tym wypadku również sformułowanie szczegółowych zasad telefonowania w miejscu. Pracownik zaś zobowiązuje się do respektowania ich.

 

 

  • Regulamin telefonowania w pracy
    Przepisy Kodeksu Pracy nie określają szczegółowo zasad telefonowania w miejscu pracy, dlatego też dokładne reguły korzystania ze służbowego sprzętu powinien określić pracodawca. Tenże wewnętrzny regulamin wykonywania połączeń telefonicznych w miejscu pracy może pracodawca umieścić w regulaminie zakładowym bądź umowie z pracownikiem. Oczywiście zasady te nie mogą kolidować lub naruszać żadnego z przepisów prawa pracy. Na przykład pracodawca nie ma prawa z góry egzekwować od pracownika płatności za rozmowy prywatne, nie może kontrolować poprzez podsłuchiwanie rozmów pracowników z telefonów służbowych. 
  • Telefon służbowy - tylko rozmowy służbowe
    Pracodawcy najczęściej zastrzegają, że telefonowanie w miejscu pracy powinno ograniczać się do realizowania niezbędnych służbowych połączeń typu rozmowy z kontrahentami, umawianie spotkań biznesowych czy konwersacje ściśle związane z realizacją zadań powierzonych przez pracodawcę. Jednak często te obostrzenia nie są respektowane. Dlatego pracodawca ma prawo do monitorowania pracownika. Zatrudniony, którego zwierzchnik podejrzewa o nadużycie, jakim jest telefonowanie ze służbowego telefonu w celach prywatnych, może podlegać kontroli. Monitoring pracownika musi być jednakże uzasadniony obiektywnymi przesłankami oraz działać na zasadzie adekwatności, czyli proporcjonalności do ewentualnego zagrożenia.
  • Telefonowanie w miejscu pracy w celach prywatnych
    W przypadku, gdy pracodawca zezwala na telefonowanie z miejsca pracy również w sprawach osobistych, winien określić jasno zasady, regulujące kto pokrywa koszty za te rozmowy. Przewiduje się trzy możliwości: koszty prywatnych rozmów pracownika pokrywa w całości on sam bądź część (do określonego wcześniej limitu) płaci pracodawca albo też pracownik zwraca mu cały koszt tych rozmów. Opłaty za telefon służbowy stanowią część kosztów uzyskania przychodu oraz są podstawą do odliczenia podatku naliczonego. Dlatego jasno określone zasady telefonowania w miejscu pracy są niezwykle ważne.
  • Korzystanie z telefonu prywatnego w miejscu pracy
    Pracodawca ma prawo zakazać pracownikom telefonowania przy użyciu prywatnego telefonu w miejscu i podczas pracy (na przykład uzna, że znacznie obniża to efektywność wykonywanej przez nich pracy). Zakaz może obejmować zarówno telefonowanie w celach osobistych, ale również rozmowy o charakterze służbowym. Pracodawca może bowiem nakazać aby wszelkie kontakty z klientem bądź inne służbowe konwersacje pracownik wykonywał wyłącznie przy użyciu sprzętu firmowego (numeru telefonu firmy). Jednakże zakaz nie obowiązuje w czasie przerw pracownika. Według przepisów prawnych bezwzględny zakaz telefonowania w miejscu pracy z prywatnych telefonów może wynikać jedynie z konieczności przestrzegania zasad bezpieczeństwa w niektórych zakładach, gdzie telefony komórkowe mogą zakłócać działanie maszyn.